Fin de bail dans 18 mois ? Il est temps de préparer sa renégociation !
Par Anne-Flore de Rochemonteix
Le 2ème poste de dépenses des entreprises est souvent mal maitrisé. Quels sont les étapes et les leviers à suivre pour le renégocier au mieux ?
Au lendemain d’un rassemblement de plus de 26 000 professionnels de l’immobilier au MIPIM, il est à noter que la renégociation d’un bail commercial 3 6 9 reste un exercice difficile pour les entreprises.
Le sujet n’est généralement traité en interne que tous les 9 ans à date d’échéance. En résulte une mauvaise maitrise des leviers pour bien anticiper la fin de bail. Découvrez les étapes clés pour une renégociation efficace.
18 mois (M-18) avant votre fin de bail : recueillez les besoins de votre entreprise
Plusieurs questions à vous poser : des agrandissements ou restitutions de surfaces sont-ils à prévoir ? Etes-vous satisfaits des conditions de travail et du niveau de confort ? Le site est-il bien équipé (climatisation, ventilation, cloisons…) ? La localisation (desserte transport, parking…) vous convient-elle ?
Les réponses vous permettront d’établir un cahier des charges qui orientera la phase de négociation avec votre bailleur.
M-16 Optimisez vos charges locatives
Vérifiez les charges réglées au bailleur sur les 5 dernières années.« Très souvent on s’aperçoit qu’il existe des erreurs ou une mauvaise application financière des termes initialement négociés dans le bail d’origine. Il y a 50% de chances que vous ayez payé certaines charges en trop. Identifier ces incohérences sera un levier supplémentaire au moment de renégocier votre loyer et vous pourrez même réclamer les sommes indûment payées sur les 5 dernières années. » indique Rafik Soussi du cabinet Nerium Conseil qui depuis 10 ans s’est spécialisé dans la renégociation des baux commerciaux et des charges associées.
M-14 Benchmarkez votre loyer
Le loyer actuellement payé est-il toujours conforme à ce qui est pratiqué sur votre zone ? Attention, ne vous fiez pas aux loyers faciaux qui ne sont pas représentatifs de ce qui est réellement payé par les locataires. Ils ne prennent pas en compte les éventuels mois de franchises et autres avantages qui ont été concédés par les bailleurs.
Fixez-vous des objectifs clairs et réalistes.
M-12 Identifiez les contreparties que vous êtes prêts à offrir à votre bailleur
Pas de négociation sans contreparties ! Etes-vous prêts à offrir de la durée ferme ? De la projection dans les locaux ? Etes-vous prêts à valoriser le bien en prenant en charge la partie opérationnelle des travaux ? N’écartez aucune piste. Ce qui peut vous sembler dérisoire peut se révéler important pour votre bailleur ! Mais pour les identifier, encore faut-il bien le connaitre…
M-10 Renseignez-vous sur la situation personnelle de votre bailleur
« Identifiez la stratégie de votre bailleur au regard de sa dépendance vis-à-vis de ses locataires et de sa situation financière propre. Par exemple un bailleur qui cèderait son bien souhaitera sécuriser la présence de son locataire. » explique Clémentine Grzesiak, consultante chez Nerium Conseil.
Soyez également conscients des points que le bailleur pourrait vous opposer et préparez des réponses adaptées afin qu’ils ne soient pas envisagés comme un problème ou un frein à la négociation.
M-8 Prenez contact avec votre Bailleur, il est temps de rentrer dans la négociation.
Une bonne négociation commence par une bonne préparation. C’est chose faite et vous avez toutes les cartes en main pour le mener au mieux. Attention cependant, négocier est un vrai métier, utilisez vos arguments aux moments opportuns.
Surtout, sachez vous arrêter à temps. Une bonne relation avec votre bailleur fait partie des composantes importantes à prendre en compte dans la négociation.
En effet, renégocier son bail, ce n’est pas seulement demander une baisse de loyer ! D’autres éléments peuvent entrer en considération : des mois de franchise, la prise en charge de travaux, la mise à disposition de services additionnels…
M-6 Formalisez votre nouveau bail
Votre négociation financière est terminée et vous êtes satisfaits de vos nouvelles conditions ? La dernière étape réside dans la formalisation de votre nouveau bail. Veillez à l’équilibre de la répartition des charges et des obligations des parties. Attention à la clause d’indexation et à la remise en ‘’parfait état’’ à la restitution des locaux par exemple. Cela risque de vous couter très cher en fin de bail !
Quel que soit le moment ou vous vous trouvez dans votre contrat de bail, vous pouvez renégocier votre loyer ! Trop d’entreprises l’ignorent, mais la fin de bail n’est pas le seul moment où on peut renégocier son loyer.
De la méthode, une parfaite connaissance des valeurs réelles de marché et du profil des bailleurs, sont la clé d’une renégociation réussie.
Photo de Jean-Philippe Delberghe sur Unsplash