L’immobilier est souvent le deuxième ou troisième poste de dépenses d’une entreprise. Pourtant, c’est paradoxalement un domaine dans lequel une forme de passivité peut s’installer. Dans un contexte économique mouvant, la gestion immobilière n’est plus un simple centre de coût administratif, mais un levier stratégique de performance.
Alors, pour les entreprises utilisatrices, il s’agit de questionner très régulièrement leurs baux commerciaux, au risque de laisser dormir des gisements d’économies ou creuser des dépenses par simple habitude ou manque de temps.
La renégociation de bail commercial : un levier stratégique de rentabilité
La renégociation de bail commercial est un processus par lequel un preneur (l’entreprise locataire) et un bailleur s’entendent pour modifier les conditions contractuelles d’un bail en cours de validité, sans attendre l’échéance triennale ou la fin du bail.
La renégociation vous donne l’occasion de reprendre la main sur votre pilotage et de maintenir un engagement immobilier parfaitement aligné avec votre stratégie business, votre trajectoire RH et vos obligations réglementaires. Pour toutes les entreprises utilisatrices, l’enjeu se cristallise donc sur leur maîtrise de leur coût immobilier global (TCO) :
- réaliser des économies immédiates et durables sur les charges et le loyer.
- optimiser leur cash-flow par la réduction des sorties de trésorerie.
- gagner en flexibilité (obtention de clauses de sortie, aménagement de travaux…).
Le véritable danger réside en réalité dans le coût de l’inaction : chaque jour passé avec un contrat obsolète, désynchronisé de la stratégie d’entreprise, est une potentielle perte nette de rentabilité.
Le coût de l’inaction immobilière : chaque mois sans renégociation est une perte qui ne dit pas son nom
Ce concept de coût de l’inaction se résume ainsi, un peu comme si un DAF ou un Directeur immobilier affirmait :
« Je n’ai pas le temps de gagner de l’argent”.
dixit Eric Bollengier, Directeur immobilier d‘Aramisauto, qui a choisi d’agir sur ses baux commerciaux et ne plus subir les coûts de l’inaction.
L’attentisme, alors qu’une opportunité d’optimisation existe, a des conséquences :
- des impacts directs : avec le maintien de loyers trop élevés ou de charges excessives par rapport aux prix du marché local par exemple.
- des impacts indirects : avec des opportunités de marché manquées (baisse des taux, vacance locative environnante…), des risques de non-conformité (règlementaires, environnementales…), conditions d’exploitation obsolètes, un pilotage budgétaire approximatif à titre d’exemples.
C’est pourquoi, face à ce poste de dépenses qui pèse fortement dans les budgets des entreprises utilisatrice, la négociation des baux commerciaux se présente comme un levier d’optimisation très efficace (mais encore sous utilisé) pour réduire les coûts cachés et les surcoût immobiliers qui impactent directement l’EBITDA.
Alors, pourquoi les Directeurs Immobiliers n’ont-ils pas dans leurs priorités la renégociation de leurs loyers ?
Au sein d’une Direction immobilière, plusieurs facteurs freinent le passage à l’acte :
1. Le manque de temps :
Les équipes sont souvent absorbées par l’exploitation quotidienne et les urgences techniques. Renégocier un parc est chronophage : les ressources internes ne sont souvent pas dimensionnées pour mener des dizaines, voir des centaines de négociations en parallèle.
2. La priorisation du court terme :
On privilégie les sujets visibles (travaux, déménagements, développement du réseau) au détriment de l’optimisation contractuelle, peut-être plus abstraite.
3. La décentralisation des équipes et des sites :
La gestion d’un parc multisite rend le suivi des dates d’échéances et des fenêtres de négociation extrêmement complexes. Les équipes peuvent avoir des difficultés à entrer dans le détail des baux commerciaux. Or, à l’échelle d’un parc : tous les sites ne se valent pas, tous les baux n’ont pas la même valeur stratégique. Il y a de vrais enjeux à hiérarchiser un parc locatif et cartographier les dépenses d’un point de vue global. Mais, cela suppose une vision consolidée, rarement existante dans les organisations éclatées.
4. La complexité :
En dehors des aspects organisationnels internes à l’entreprise, la complexité provient aussi du secteur immobilier lui-même. En constante évolution, il est soumis à des réglementations nationales comme internationales strictes et mouvantes (jurisprudences…). Ainsi, toutes les Directions immobilières ne bénéficient pas forcément d’expertises avancées sur des sujets pouvant être extrêmement pointus ou difficiles à appréhender. Les locataires manquent de vision sur l’ensemble de leurs risques et enjeux : le risque juridique immobilier est rarement visible en P&L.
Ainsi, des écarts se creusent avec des bailleurs ou brokers experts, créant des déséquilibres dans les relations bailleur-preneur et donc de l’inertie.
L’effet pervers s’avère systémique : plus une direction attend pour auditer ses baux, plus le coût de l’inaction s’accumule, rendant l’effort de rattrapage plus lourd à l’avenir.
Cinq raisons pour agir (dès maintenant) sur votre sur votre bail commercial
Ne pas agir sur son bail commercial revient à laisser filer votre dépense immobilière globale sur cinq niveaux distincts :
1. Les coûts financiers directs :
Le différentiel entre le loyer payé et le loyer de marché se creuse, entraînant une perte de cash immédiate.
2. Les coûts dits “stratégiques” :
En restant passif, votre entreprise peut passer à coté de leviers de négociation face au bailleur, surtout lors de l’approche de périodes triennale. Le marché évoluant très vite, vous réduisez vos opportunités de négociation et ratez peut-être des leviers décisifs.
3. Les coûts organisationnels :
La gestion de baux non optimisés génère une surcharge pour les équipes internes (comptabilité, juridique) qui traitent des indexations complexes. Votre gestion immobilière se réduit à des arbitrages permanents et se décorrèle de votre stratégie d’entreprise (RH, financière…).
4. Le coût relationnel :
L’absence de dialogue structuré avec le bailleur peut cristalliser les positions et nuit à l’optimisation des coûts immobiliers sur le long terme.
5. Le coût de pilotage :
Des budgets imprécis et des charges non anticipées empêchent une vision claire de la stratégie immobilière à 3 ou 5 ans. Ils freinent aussi toute tentative de consolidation globale. Ce manque de prévision est susceptible à terme de créer des tensions avec la DAF.
Bail commercial : soyez proactifs !
Pour sortir de ce cercle vicieux, l’entreprise utilisatrice doit adopter une approche proactive, au risque de voir sa rentabilité se faire grignoter:
- Cartographier l’ensemble de ses baux : Menez une répartition détaillée de la totalité de vos dépenses, par site, par nature de biens, , échéances, par obligations des parties… L’objectif est d’obtenir une vision consolidée précise.
- Identifier les baux prioritaires : Analysez votre parc pour cibler les sites où l’écart entre le loyer actuel et la valeur de marché est le plus significatif. Etablissez une valeur marché étayée du bien loué (hors mesures d’accompagnement) selon une échelle d’évaluation précise et nomenclaturée (critères environnementaux, réglementaires, labels, charges locatives, indexations, conditions de cessions/sous-locations, clauses, etc.)
L’objectif est de hiérarchiser votre parc locatif en fonction de vos critères stratégiques
- Optimiser vos baux commerciaux :
Anticipez très en amont la stratégie de renouvellement ou de sortie. Faire appel à un tiers spécialisé permet de préserver la relation avec le bailleur tout en bénéficiant d’une expertise technique et d’une connaissance fine du marché. L’entreprise rémunère le conseil sur la base des économies réellement générées.
Les avantages sont concrets : une économie durable, une meilleure visibilité financière et une relation bailleur renforcée par un cadre contractuel sain et actualisé.
- Opter pour l’externalisation :
L’externalisation immobilière auprès de cabinets spécialisés permet de minimiser les risques financiers, tout en étant accompagné lors de changements législatifs.
Elle améliore aussi le pilotage de votre stratégie immobilière par un alignement permanent avec votre stratégie business, vos besoins RH et vos obligations réglementaires.
Ne pas laisser de prise au « coût de l’inaction » en matière de bail commercial : l’exemple d’Aramisauto
Eric Bollengier – Directeur immobilier d‘Aramisauto a choisi de renégocier ses loyers pour ne pas passer à côté de leviers de rentabilité que ses équipes n’avaient pas le temps d’adresser :
» Les équipes immobilières savent que renégocier un parc est chronophage. En outre, elles n’ont pas toujours les ressources internes pour mener 30 ou 40 négociations en parallèle. En somme, le Directeur immobilier, comme ses équipes, savent bien que ces actions sont rentables mais ils n’ont pas le temps de capturer cette rentabilité. C’est le terrain parfait pour le coût de l’inaction. On pourrait le résumer en une phrase choc : je n’ai pas le temps de gagner de l’argent ! Or, chaque mois sans renégociation est un mois où l’entreprise perd de l’argent. Concrètement, sur un parc de 20, 30, 40 sites, la facture est exponentielle. Et, le marché -lui- bouge vite, très vite !
Ce sont donc autant de leviers et d’opportunités de négociation qui s’évaporent lorsque l’on n’agit pas au bon moment. On n’a jamais le temps d’agir sur les sujets dont on ne voit pas les fruits immédiatement. Mais, si l’on regarde par le prisme du coût de l’inaction, on voit que l’investissement est rentabilisé très rapidement.
Chez Aramisauto, nous avons pris le parti d’agir rapidement et d’actionner un sujet rentable que le Direction immobilière n’a pas le temps de traiter. En complément de l’accompagnement dans la relecture des baux, nous souhaitions aller plus loin : structurer une démarche globale, homogène et cohérente de renégociation, renforcer la visibilité financière du parc, harmoniser nos pratiques, et sécuriser nos relations bailleurs dans un contexte parfois exigeant. »
En matière d’immobilier d’entreprise, l’attente coûte systématiquement plus cher que l’action. Le statu quo n’est pas une stratégie de gestion. Il est en réalité une charge financière silencieuse. Il se présente également comme une source de multiples risques, nous l’avons vu, face aux évolutions de vos activités.